KPU Karanganyar Siapkan Pengelolaan Arsip melalui Open Data
KARANGANYAR – Komisi Pemilihan Umum (KPU) Kabupaten Karanganyar sedang mempersiapkan open data dalam rangka keterbukaan informasi publik. Persiapan tersebut dilakukan dengan menyelenggarakan Bimbingan Teknis (Bimtek) Pendokumentasian dan Pengelolaan Arsip Data/Informasi Pemilu serta Pengelolaan Open Data bertempat di Selasar Kantor KPU Karanganyar, Kamis (27/05/2021).
Ketua KPU Karanganyar, Triastuti Suryandari, dalam sambutannya menyampaikan tujuan dari pelaksanaan Bimtek ini agar kita semua memahami pentingnya pelaksanaan pengelolaan arsip untuk meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat sebagai pengguna arsip dalam memenuhi kebutuhan akan data/informasi.
Trias menambahkan bahwa pelaksanaan pemenuhan data dan informasi di lingkungan KPU Kabupaten Karanganyar sudah berjalan sangat baik, dibuktikan dengan prestasi yang telah diraih pada tahun 2020 sebagai peringkat ke 1 Badan Publik yang informatif tingkat KPU Kabupaten/Kota. Namun, masih ada pe er dalam mempertahankan prestasi yang sudah diraih yaitu pengelolaan arsip yang berisi data/informasi yang bisa diakses secara langsung oleh masyarakat melalui open data sebagai bentuk transparansi atau keterbukaan informasi.
Diharapkan, lanjut Trias, dengan Bimtek ini kita dapat selalu mengembangkan pengetahuan serta kemampuan diri untuk meningkatkan pelayanan terhadap kebutuhan data/informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat. Hal ini dapat tercapai melalui pelibatan seluruh sumber daya manusia yang ada di lingkungan KPU Karanganyar.
Bimtek Pendokumentasian dan Pengelolaan Arsip Data/Informasi Pemilu serta Pengelolaan Open Data KPU Karanganyar menghadirkan 2 (dua) narasumber yaitu Arsiparis Madya Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Karanganyar, Sri Sulasmi dan Kepala Bagian Data dan Informasi Sekjen KPU RI, Andre Putra Hermawan.
Pada kesempatan itu, Sri Sulasmi menjelaskan terkait sistem kearsipan melalui managemen kearsipan yang sesuai dengan azas penataan berkas, prosedur dalam penataan berkas serta tahapan dalam penataan berkas arsip dinamis.
Dikatakan Lasmi, panggilan akrab Sri Sulasmi, bahwa penataan berkas arsip dinamis aktif adalah cara / metode menata, mengatur, menyimpan arsip dalam satu susunan yang sistematis dan logis dengan menggunakan klasifikasi, indek dan tunjuk silang.
“Manajemen Arsip Dinamis meliputi 3 (tiga) hal yaitu yang pertama Penciptaan arsip terdiri dari desain formular dan manajemen, manajemen korespondensi dan tata naskah dinas, manajemen laporan dan manajemen produk hukum. Yang kedua Penggunaan dan Pemeliharaan arsip terdiri dari pengurusan surat, pemberkasan, penanganan dan pemeliharaan arsip serta perawatan arsip. Sedangkan yang ketiga Penyusutan terdiri dari survey/ inventarisasi arsip, penilaian arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang berlaku, pemusnahan dan penyerahan arsip statis ke Lembaga Kearsipan Daerah/ANRI. Arsip statis juga bisa dilakukan digitalisasi melalui alih media,” terangnya.
Andre Putra Hermawan, Kabag Data dan Informasi Sekjen KPU RI, mengatakan pengelolaan open data merupakan teknologi informasi berperan penting dalam transparansi data Pemilu. KPU telah berevolusi dalam menggunakan teknologi informasi untuk menumbuhkan transparansi, salah satunya dengan menyediakan open data bagi masyarakat.
“Open Data adalah suatu konsep tentang data yang tersedia secara bebas untuk diakses dan dimanfaatkan masyarakat. Data tersedia dalam format terbuka yang mudah dibagi, dipakai dan dibaca oleh sistem elektronik. Open Data KPU sebagai salah satu upaya untuk mendukung transparansi dan akuntabilitas serta mendorong partisipasi masyarakat,”ujarnya.
Andre juga menyampaikan bahwa tidak perlu khawatir mengenai jaminan autentifikasi data karena apabila masyarakat mengubah atau mengolah data, hal tersebut menjadi tanggung jawab pengguna data. Lebih lanjut Andre mendiskripsikan serta memaparkan tentang Open Data KPU dan bagaimana saat ini KPU RI sedang mengembangkan
